INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679
La società HEART APARTMENTS con sede legale in Milano Via Mazzini 20, nella qualità di Titolare del Trattamento rende note ai soggetti che utilizzano il servizio di prenotazione o di soggiorno, le seguenti informazioni relative al trattamento dei loro dati:
1) FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
HEART APARTMENTS S..R.L. gestisce per conto proprio e/o per conto terzi la “locazione breve di alloggi” e diverse strutture ricettive CAV in particolare nelle città di Milano e Genova.
I dati conferiti dal cliente interessato ad un soggiorno presso una delle strutture ricettiva di Heart Apartments S.r.l. nominate : Heart Milan Apartments, saranno trattati per le seguenti finalità:
stipula di un contratto di locazione breve e/o di soggiorno.
convalida della prenotazione attraverso il pagamento di un importo definito dalle politiche commerciali presentate sul sito.
I pagamenti a distanza sono gestiti da entità esterne (Nexi, Airbnb, Booking.com, Expedia), tramite i propri sistemi, che agiscono come autonomi titolari del trattamento dei dati che richiedono per la loro esecuzione.
Invio comunicazioni commerciali correlate ai servizi di soggiorno, nonché vendita diretta e compimento di indagini o ricerche di mercato (incluse rilevazioni sulla qualità dei servizi). HEART APARTMENTS Impiegherà modalità automatizzate di contatto (quali, ad esempio, posta elettronica, SMS, messaggistica istantanea, social network, app, sistemi automatizzati di chiamata senza l'intervento di un operatore, ecc.) e/o modalità tradizionali (quali, ad esempio, telefonate con operatore e posta cartacea).
Verifica dell’identità degli alloggiati nelle strutture ricettive
Verifica degli accessi e controlli di sicurezza anche tramite telecamere di videosorveglianza
HEART APARTMENTS non eseguirà trattamenti sui dati che non siano quelli previsti dal form di prenotazione e/o dal form di registrazione. In particolare, il form di prenotazione non richiede che vengano indicati dati sensibili del cliente o delle persone che soggiorneranno con lui. Nel caso in cui il cliente decida di indicare nel campo “note” dati personali classificati come sensibili, questi saranno conservati da HEART APARTMENTS e comunicati al proprio personale addetto alla preparazione dell’alloggio e all’accoglienza del cliente. I dati di registrazione dei documenti di identità personali sono utilizzati esclusivamente per la comunicazione al portale alloggiati della polizia di stato, come previsto dalle norme di legge ovvero per eventuali rivalse legali nei confronti degli ospiti registrati qualora se ne ravvisasse la necessità e per le necessarie attività di riconoscimento.
2) RACCOLTA DEI DATI
La raccolta dei dati personali necessari a formalizzare la prenotazione di un alloggio avviene per conferimento spontaneo dei dati da parte del cliente, nel momento in cui decide di finalizzare la sua prenotazione compilando l’apposito form e confermando la sua scelta anche attraverso portali di terze parti quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: booking.com – Airbnb – Expedia
La raccolta dei dati relativi ai documenti di identità personali avviene tramite compilazione obbligatoria del modulo di ricevimento cartaceo o telematico da parte del cliente o a sua scelta, mediante invio con modalità digitali presso la reception di Herat Milan Apartments la quale li cancella immediatamente dopo il necessario uso di legge.
La videoregistrazione per il controllo degli accessi e per ragioni di sicurezza avviene esclusivamente all’esterno delle strutture ricettive in corrispondenza della porta di ingresso tramite registrazione su supporto fisso interno alle telecamere stesse (schede SD)
3) Conferimento facoltativo dei dati e consenso al loro trattamento – conseguenze del rifiuto
Fermo restando la libertà del conferimento dei dati da parte dei clienti, si fa presente che la mancata comunicazione dei dati identificativi (nome, cognome) e di contatto (indirizzo email e cellulare) comporterà l’impossibilità di portare a termine la procedura di prenotazione, cosi come la mancata consegna e successiva registrazione di un documento di riconoscimento valido all’arrivo, impedisce l’accettazione del cliente nella struttura ricettiva per impossibilità di adempiere a quanto previsto dalle norme di pubblica sicurezza.
4) Comunicazione e diffusione dei dati
Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, i dati forniti dai clienti saranno comunicati al personale addetto alla preparazione dell’alloggio e all’accoglienza del cliente. Fanno eccezione le eventuali comunicazioni all’Autorità Giudiziaria o di Polizia su richiesta delle stesse, a cui HEART APARTMENTS è obbligata a rispondere o a cui Heart Apartments è obbligata a rivolgersi per denunciare un comportamento fraudolento o illegale di un ospite. Il personale di HEART APARTMENTS addetto all’assistenza clienti potrà accedere ai dati unicamente su richiesta del cliente stesso per risolvere eventuali problematiche nell’utilizzo servizio di “prenotazione” che dovessero presentarsi.
HEART APARTMENTS non diffonderà in alcun altro modo i dati che raccoglie e conserva.
5) Modalità di conservazione, durata e trattamento dei dati
I dati dei documenti di identità ricevuti dagli ospiti su qualsiasi supporto e attraverso qualsiasi mezzo vengono cancellati entro 7 gg dopo l’avvenuta registrazione presso il portale alloggiati della polizia di stato e insieme a tutti i dati relativi a ciascuna prenotazione resteranno archiviati in formato elettronico sui server ospitati presso il provider del gestionale Krossbooking.com ovvero nei datacenter utilizzati allo scopo da Solutions Plus S.r.l., con sede in Bari, Sp156 Bitonto – Palese Aeroporto, 28 – P.IVA 07375150724
I dati inviati via email sono custoditi sui server di posta elettronica del sistema di posta aziendale GMAIL gestito da Google Ireland Limited, stabilito in Irlanda (sede: Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland).
I dati archiviati non saranno mai esportati al di fuori della UE e potranno essere mantenuti per un periodo fino a 10 anni per gli usi previsti anche dalle normative fiscali, dopo di che saranno cancellati.
Le videoregistrazioni sono visionabili esclusivamente dagli addetti al ricevimento di turno e dal legale rappresentante della Heart Apartments s.r.l. in caso di necessaria verifica degli accessi e/o di eventi che abbiano implicato problemi di sicurezza. Le videoregistrazioni sono conservate per 30 gg su schede di memoria interne alle telecamere dopodiché tranne per usi eventualmente necessari alle autorità di pubblica sicurezza vengono definitivamente cancellati.
I dati non saranno trattati tramite processi decisionali automatizzati ne mai ceduti a terzi.
6) Diritti dell’interessato
I clienti hanno il diritto di chiedere a HEART MILAN APARTMENTS S.R.L. i n qualunque momento l’accesso ai loro dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento; hanno diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che li riguardano, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento.
Le richieste possono essere rivolte a HEART APARTMENTS all’indirizzo indicato al successivo punto 7.
In ogni caso i clienti hanno sempre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritengano che il trattamento dei loro dati sia contrario alla normativa in vigore.
7) Titolare e responsabile del trattamento
Titolare del Trattamento è HEART APARTMENTS con sede legale in Milano, Via Mazzini 20, e sede operativa in Milano, Piazza Santa Maria Beltrade 8 . E-mail direzione@heart-apartments.com
